Lên công ty đại chúng nhanh hơn: đóng thùng trước ngày xe tới
Chuyển nhà mất hai ngày hay hai tuần, phần lớn do một chuyện: thùng đã đóng xong trước ngày xe tới hay chưa. Xe và đội bốc vác đều trả theo giờ. Ai đóng thùng ngay sáng hôm chuyển thì trả tiền cho cả đội đứng nhìn mình.
Công ty gia đình đi lên công ty đại chúng cũng giống vậy. Có những mốc bên ngoài khóa cứng, như kỳ kiểm toán, hạn nộp hồ sơ hay ngày họp đại hội cổ đông. Anh chị không dời được các mốc đó. Điều anh chị quyết được là trong khoảng bị khóa ấy, cả công ty phải làm bao nhiêu việc.
Hai loại việc nằm chung một danh sách
Bên nhà máy dập kim loại có một mẹo hợp với chuyện này, trong Lean (cách quản trị tinh gọn, bỏ dần phần việc không tạo giá trị) gọi là đổi khuôn nhanh. Máy dừng để thay khuôn có khi mất vài giờ, nên người ta từng dồn làm hàng trăm, hàng nghìn sản phẩm một lượt cho đỡ phải đổi. Ông Shigeo Shingo đặt mục tiêu đưa việc đổi khuôn xuống dưới mười phút [1].
Mẹo là chia việc làm hai nhóm: việc chỉ làm được khi máy đã dừng, và việc làm được từ trước, lúc máy còn chạy. Rồi chuyển càng nhiều việc sang nhóm sau càng tốt, như mang sẵn dụng cụ và khuôn mới ra đặt cạnh máy [1]. Công cụ này làm cho máy, còn công ty đại chúng thì toàn chuyện người và giấy tờ, nên tôi chỉ mượn cách chia, bỏ con số mười phút.
Áp vào chuyện lên công ty đại chúng
Việc phải làm trong khoảng bị khóa là những việc cần mốc bên ngoài: kiểm toán chốt số, đại hội cổ đông thông qua điều lệ mới, ký và nộp hồ sơ. Có mốc do luật đặt, có mốc do chính mình chọn, nên anh chị phân biệt ngay từ đầu. Ví dụ mốc luật đặt: khi đã niêm yết, tài liệu họp đại hội phải được công bố tối thiểu 21 ngày trước ngày họp [2]. Tài liệu chưa xong kịp thì ngày họp phải dời. Mốc do mình chọn thì như ngày hẹn buổi làm việc đầu tiên với ngân hàng hay nhà đầu tư.
Việc làm được từ trước, một mình, không cần ai cho phép, thì có ít nhất năm nhóm. Lập danh sách bên liên quan: ai là người nhà, công ty của người nhà đang mua bán với mình bao nhiêu. Tách chi phí cá nhân của chủ ra khỏi chi phí công ty. Viết dự thảo điều lệ và quy chế nội bộ. Tìm người ngoài gia đình cho hội đồng quản trị. Dựng lịch các hạn nộp báo cáo và chạy thử một kỳ báo cáo quý ngay khi còn là công ty tư nhân.
Giả sử bảng việc có 24 dòng. Nếu không phân loại, cả 24 việc dồn vào quãng bị khóa, và kế toán trưởng vừa chốt số kiểm toán vừa lục lại hợp đồng với người nhà. Phân loại xong, giả sử chỉ còn 9 việc thật sự cần mốc bên ngoài.
| Số việc phải làm trong quãng bị khóa | |
|---|---|
| Dồn hết vào quãng bị khóa | 24 |
| Tách việc làm trước | 9 |
Việc nào làm trước được?
Bên nhà máy còn một chiêu nữa: quay video một lần đổi khuôn rồi cho người trong cuộc xem và chỉ ra việc nào làm trước được [1]. Doanh nghiệp không quay phim được, nhưng làm được bản tương đương: chạy thử.
Chọn một quý, giả vờ công ty đã là công ty đại chúng. Lập báo cáo quý đúng hạn, ghi từng việc mất bao lâu, ghi cả chỗ phải chờ ai. Rồi đọc lại dòng nào ghi chữ "chờ". Hỏi từng dòng một câu: việc này có làm trước được không, và cần gì để làm được? Biết đâu có dòng chờ chỉ vì chưa ai nhận.
Có người sẽ nói làm trước tốn công, lỡ rồi không lên sàn thì phí. Làm trước tốn công thật, và cách làm này cũng cần tính lời lỗ vì có việc chuyển trước tốn kém [1]. Nhưng theo tôi, sổ sạch, danh sách bên liên quan, chi phí tách bạch cũng có thể bị hỏi tới khi vay vốn hay gọi vốn, nên chưa chắc mất trắng nếu anh chị hoãn lên sàn.
Khi nào nên nhờ người ngoài
Nếu bảng việc còn mờ, chưa rõ dòng nào cần mốc bên ngoài, FranchiseVN có dịch vụ phát hành cổ phiếu riêng lẻ và IPO để dựng lộ trình, và quan hệ nhà đầu tư, quản trị công ty đại chúng cho phần sau khi lên. Muốn có hướng chung trước, anh chị làm bảng đánh giá nhu cầu 21 câu, khoảng 8 phút.
Việc làm ngay
- Ghi ra giấy mọi việc cần làm để thành công ty đại chúng, mỗi việc một dòng, rồi gạch chân dòng cần mốc bên ngoài (kiểm toán, đại hội, nộp hồ sơ).
- Giao tên người và ngày xong cho ba việc làm trước dễ nhất, bắt đầu bằng danh sách bên liên quan.
- Chạy thử một báo cáo quý và ghi chỗ phải chờ.
Phần không gạch chân là những thùng anh chị đóng được ngay từ tối nay.
Nguồn tham khảo
- ASQ, The Certified Six Sigma Black Belt Handbook, ASQ Quality Press, chương 25, mục "Reducing Changeover Time".
- Bộ Tài chính, Thông tư 96/2020/TT-BTC ngày 16/11/2020 hướng dẫn công bố thông tin trên thị trường chứng khoán, bản gốc (bản PDF do MBS đăng). https://mbs.com.vn/files/uploads/2025/04/96_2020_tt-btc_huong-dan-cbtt-tren-ttck.pdf
Bài viết mang tính tham khảo, không phải khuyến nghị đầu tư.