Cắt chi phí mà không cắt vào cơ: tô ba màu trước khi cầm kéo
Chín tháng đầu năm 2026, hơn 48.700 doanh nghiệp hoàn tất thủ tục giải thể, tăng 118,8% so với cùng kỳ năm trước [1]. Nhiều công ty còn trụ lại đang cắt chi phí, và cách cắt phổ biến gói trong một câu ở cuộc họp cuối quý: mỗi phòng tự cắt 10%, thứ Sáu nộp phương án.
Nghe thì công bằng. Nhiều chủ doanh nghiệp tôi gặp đã làm đúng như vậy, rồi vài quý sau lại phải tuyển bù đúng những vị trí vừa cắt. Lý do giống chuyện ăn kiêng. Nhịn đều mọi bữa thì cân xuống nhanh, nhưng mất cả cơ lẫn mỡ. Doanh nghiệp cũng có cơ và mỡ, và cây kéo cắt đều không phân biệt được hai thứ đó.
Cắt đều, phòng nào đau nhất
Cơ là những việc khách sẵn lòng trả tiền, như làm ra sản phẩm, giao đúng hẹn. Mỡ là chờ duyệt, nhập liệu hai lần, sửa hàng lỗi, báo cáo không ai đọc.
Cơ và mỡ không chia đều theo phòng ban. Phòng giao hàng đang chạy sát người, cắt 10% là đơn trễ ngay tuần sau. Một phòng khác có thể đang dành khá nhiều giờ cho việc thừa, cắt 10% vẫn còn mỡ. Cắt đều vì thế làm yếu chỗ khỏe và tha cho chỗ béo.
Mỡ thường nhiều hơn anh chị nghĩ. Hines và Taylor ở Cardiff Business School đưa ra tỷ lệ điển hình cho nhà máy: chỉ khoảng 5% hoạt động thực sự tạo giá trị, khoảng 35% không tạo giá trị nhưng vẫn phải làm, còn khoảng 60% là lãng phí thuần túy [2]. Văn phòng và công ty dịch vụ sẽ khác. Nhưng con số cho thấy chỗ đáng cắt nằm ở đâu.
| Tỷ trọng hoạt động (%) | |
|---|---|
| Tạo giá trị cho khách | 5 |
| Phải làm nhưng khách không trả tiền | 35 |
| Lãng phí thuần túy | 60 |
Cắt nhầm vào cơ còn để lại một cái giá ít ai tính. Lean (tinh gọn, cách làm bắt nguồn từ Toyota, bỏ dần mọi việc khách không trả tiền) gọi tên nó là quá tải (Muri), tức bắt người và máy chạy nhanh hơn, lâu hơn mức cho phép [4]. Phòng làm việc tạo giá trị mất người mà khối việc giữ nguyên thì người ở lại gánh thêm. Theo những gì tôi thấy, gánh vài tháng thì lỗi tăng và người giỏi nhất thường nộp đơn trước. Khoản tiết kiệm trên bảng lương quay về dưới dạng hàng lỗi và chi phí tuyển lại.
Tô ba màu trước khi cầm kéo
Thay vì giao chỉ tiêu phần trăm, anh chị thử cách chậm hơn chút nhưng đỡ đau hơn nhiều. Vẽ ra từng bước của quy trình tốn tiền nhất, rồi tô màu từng bước bằng ba câu hỏi [3].
Bước này có cần để làm ra sản phẩm, và khách có hài lòng hơn nhờ nó không? Cả hai đều có thì tô xanh. Đó là cơ, giữ nguyên. Nếu không, hỏi tiếp xem công ty có bắt buộc cần bước này không, ví dụ kế toán, khai thuế, kiểm soát nội bộ. Có thì tô vàng, không bỏ được nhưng làm gọn được. Còn lại tô đỏ. Chờ, chuyển qua chuyển lại, kiểm đi kiểm lại, làm lại đều nằm ở đây, và đây là chỗ cắt trước.
Lean Enterprise Institute cũng chia việc không tạo giá trị làm hai loại [4]. Loại thứ nhất chưa bỏ được với máy móc và quy trình đang có, như khâu kiểm tra mối hàn để bảo đảm an toàn. Loại thứ hai bỏ được nhanh qua vài buổi cải tiến, như bê hàng qua lại giữa các khâu. Loại thứ nhất xếp chung với ô vàng, chưa cắt được, chỉ làm gọn. Loại thứ hai là ô đỏ. Muốn nhận ra ô đỏ nhanh hơn, anh chị xem bài loại bỏ 7 lãng phí trong quản trị doanh nghiệp.
Thử hình dung chị chủ một xưởng may 50 công nhân tô màu quy trình từ nhận đơn đến giao hàng. May và đóng gói là xanh. Lập hóa đơn là vàng. Ba lần chờ chủ ký, hai lần đếm lại vải, một lần chuyển hàng giữa hai kho là đỏ. (Ví dụ minh họa, không phải số liệu của một xưởng cụ thể.)
Cắt ô đỏ chưa tự ra tiền. Nó chỉ giải phóng giờ làm và chỗ chứa. Tiền về khi phần rảnh ra được dùng để nhận thêm đơn mà không tuyển thêm, bỏ giờ tăng ca, hoặc trả bớt một kho đang thuê.
Ở phần tóm tắt chương 3 cuốn Sóng Cuối, tôi ví việc cắt phần không tạo giá trị "như tỉa cành cho cây mọc thẳng hơn" [2]. Tỉa cành khác chặt rễ. Cành tỉa xong cây vẫn lớn, còn rễ chặt rồi thì mùa sau mới biết đau.
Có người sẽ nói dòng tiền chỉ còn đủ ba tháng, lấy đâu thời gian ngồi tô màu. Điều đó đúng một phần. Có khoản phải cắt ngay, không kịp phân tích. Nhưng tô màu một quy trình lớn nhất thường chỉ mất vài buổi làm việc với đúng người trong cuộc, và ở các công ty tôi từng làm cùng, hiếm khi không tìm ra vài ô đỏ cắt được ngay. Buộc phải cắt đều thì coi đó là biện pháp tạm, có hạn.
Khi nào nên nhờ người ngoài
Nếu công ty đã cắt một hai đợt mà chi phí vẫn quay lại, hoặc không ai trả lời được mỗi sản phẩm, mỗi khách hàng đang lãi lỗ thật bao nhiêu, thì vấn đề đã nằm ở hệ thống. Dịch vụ cải tiến vận hành của FranchiseVN cùng đội của anh chị vẽ dòng chảy công việc và tìm chỗ cắt đúng. Cần biết lãi lỗ từng sản phẩm trước khi bỏ hay giữ thì có thể bắt đầu bằng kế toán quản trị và giá thành.
Việc làm ngay
- Chọn một quy trình tốn tiền nhất của công ty, viết ra từng bước trên một tờ giấy A3.
- Tô màu từng bước: xanh nếu khách trả tiền cho nó, vàng nếu công ty bắt buộc cần, đỏ cho phần còn lại.
- Ghi giờ làm hoặc chi phí ước tính cạnh mỗi ô đỏ, cắt ba ô lớn nhất trong tháng này, và ghi rõ phần giờ rảnh ra sẽ dùng vào việc gì.
- Trước khi cắt người ở phòng nào, hỏi xem việc của họ có phần lớn là ô xanh không. Có thì tìm chỗ khác.
Cắt đều thì dễ nói trong phòng họp. Cắt đúng thì phải xuống tận chỗ công việc diễn ra. Anh chị muốn biết công ty mình đang cần làm gì trước, có thể tự soi bằng bảng đánh giá nhu cầu 21 câu, khoảng 8 phút.
Nguồn tham khảo
- VCCI, "Hơn 48.700 doanh nghiệp giải thể trong 9 tháng, tăng 118,8%", 05/10/2026.
- Nguyễn Thế Trung, Sóng Cuối, chương 3 (dẫn Hines, P. và Taylor, D., Going Lean, Lean Enterprise Research Centre, Cardiff Business School, 2000).
- Nancy R. Tague, The Quality Toolbox, 3rd ed., ASQ Quality Press, mục Value-Added Analysis.
- Lean Enterprise Institute, "Muda, Mura, Muri", Lean Lexicon.
Bài viết mang tính tham khảo, không phải khuyến nghị đầu tư.
Bài được soạn với sự hỗ trợ của AI (Claude) theo quy trình biên tập của tác giả. Ví dụ xưởng may 50 công nhân là ví dụ minh họa, không phải số liệu của doanh nghiệp cụ thể.